5 idei pentru depozitarea și organizarea documentelor

Chiar dacă digitalul ne cucerește pe zi ce trece, hârtiile încă ocupă o parte semnificativă din viețile și din… dulapurile noastre. Indiferent că e vorba de contracte, documente birocratice, scrisori sau amintiri, deținem tot felul de hârtii, mai mult sau mai puțin importante, care își cer tributul de spațiu. Unde le depozităm ca să nu ne încurce, dar să le și găsim când avem nevoie de ele? Am adunat mai jos câteva idei pentru organizarea eficientă a documentelor.

idei-organizare-a-documentelor

  1. Totul într-un loc

De ce? Pentru că așa știi mereu unde le găsești. Dacă le ții împărțite în cinci locuri, amestecate cu reviste, cărți sau alte fițuici, când o să ai nevoie de documentul X o să trebuiască să-l cauți în toate dulapurile din casă, fără să fii sigur dacă îl mai ai sau nu. Principiul “fiecare lucru la locul lui” este extrem de util, nu doar o pedanterie. 

  1. Categorii

Împarte documentele pe mai multe categorii, în funcție proveniență, scop sau de cât de des ai nevoie de ele. De exemplu, eu am mai multe dosare de tipul: PFA (acte și contracte), Sănătate (rezultatele analizelor), Home (contracte, declarații, taxe locale), Educație (diplome și atestate), Întreținere (chitanțe) etc. Sunt dosare simple cu șină, în care am pus folii transparente, iar pe fiecare copertă am scris categoria. Le țin în același sertar, deci când vreau să caut un anume act, merg direct la țintă și nu mai orbecăi printre enșpe mii de foi sau rafturi. Personalizează categoriile în funcție de nevoile tale și de cum îți e mai la îndemână.

Că tot am adus vorba de ele în postarea trecută, suvenirurile din vacanțe le-am pus în diferite plicuri (unele din hârtie, iar altele din plastic transparent), în funcție de destinații. Pe toate le țin într-o pungă de cadouri, iar când mă apucă nostalgia e ușor și plăcut să le răsfoiesc.

organizarea-documentelor

  1. Doar strictul necesar

Un singur exemplu. Făcând un pic de ordine, am constatat că aveam ditamai manualele cu specificații tehnice de la diferite electronice, în toate limbile pământului. Am păstrat doar paginile în limba română/ engleză, iar restul au ajuns la coș. Așa am scăpat de câteva sute de pagini (nu exagerez!) inutile, care doar ocupau spațiul. Triază documentele fără milă și păstrează doar ce folosești. Întreabă-te: “Dacă arunc această hârtie, pot să mai găsesc informațiile acestea în altă parte, la fel de ușor?” În cazul unui răspuns pozitiv, chiar nu ai de ce să o mai ții.

  1. Documente importante

Deși sunt adepta ideii “păstrez ce folosesc”, există o categorie unde e valabil opusul, adică “păstrez tot” – documentele birocratice. Pune bine hârtiile de tip chitanțe, formulare, dar mai ales dovezile de plată (amenzi, taxe etc.). Sfatul meu e să le păstrezi cu sfințenie, chiar dacă sunt vechi de ani de zile. Nu se știe niciodată când te trezești că trebuie să le plătești iar, din cauza neglijenței unor instituții, așa că e bine să fii precaut. De exemplu, mi s-a întâmplat să nu se înregistreze o declarație rectificativă la ANAF, iar dacă nu aș fi avut formularul cu numărul de serie la îndemână, ar fi trebuit să scot din nou bani din buzunar. Și era o sumă mărișoară. Deci grijă mare cu astfel de documente! 

  1. Sortare periodică

Din când în când, fă o mini-curățenie printre documente și renunță la garanțiile expirate, maculatura inutilă sau chestiile fără importanță pe care nu te îndurai să le arunci, dar acum te-ai detașat de ele. Poate să fie săptămânal, lunar sau chiar mai rar, în funcție de obiceiurile tale. Dacă nu ai răbdare de fiecare dată să așezi documentele la locul lor, folosește o cutie sau o pungă drăguță pentru a le colecta acolo, iar când vine vremea curățeniei, alocă-le pe categoriile deja stabilite. 

Care sunt “strategiile” voastre de organizare a documentelor?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *